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28-07-2014

Requisitos técnicos obrigatórios dos programas de faturação

Criação dos documentos emitidos pelos programas de faturação - Parte 1

http://info.portaldasfinancas.gov.pt/NR/rdonlyres/
Despacho n.º 8632/2014, de 3 de Julho

Para cumprimento da alínea e) do artigo 3.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de Junho, os programas de faturação e equiparados, ainda que já certificados, adiante designados apenas por programas de faturação, devem observar os seguintes requisitos técnicos:

1 - Criação dos documentos emitidos pelos programas de faturação

1.1 - Os programas informáticos de faturação devem assinar quaisquer documentos emitidos com eficácia externa, com exceção dos recibos, nos termos dos artigos 6.º e 7.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de Junho, nomeadamente:

As faturas e documentos retificativos; As guias de transporte, guias de remessa e quaisquer outros documentos que constituam documento de transporte, nos termos do Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho; Quaisquer outros documentos, independentemente da sua designação, suscetíveis de apresentação ao cliente para conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa.

1.2 - Quaisquer documentos que não sejam faturas ou documentos retificativos de fatura, devem conter de forma evidente a sua natureza e, se suscetíveis de apresentação ao cliente, incluindo os que devam constar nas tabelas 4.2, 4.3 e 4.4 do SAF-T (PT), conter a expressão "Este documento não serve de fatura".

1.3 - As faturas, documentos de movimentação de mercadorias, documentos de conferência de entrega de mercadorias ou de prestação de serviços suscetíveis de apresentação ao cliente, que tiveram origem noutros documentos emitidos, designadamente, faturas, guias de movimentação de mercadorias, consultas de mesa ou outros documentos suscetíveis de apresentação ao cliente, devem conter a identificação desses documentos, na estrutura Referência ao documento de origem (OrderReferences) das tabelas 4.1 a 4.3, consoante o caso.

1.4 - Os documentos retificativos de fatura devem conter a identificação do(s) documento(s) retificado(s) na estrutura Referências a faturas (References) da tabela 4.1.

1.5 - No caso de utilização do programa em modo de formação, os documentos assim emitidos deverão, em série específica, indicar sempre no cabeçalho, os dados identificativos da empresa de software, ao invés dos da empresa cliente e terão ainda de ter impressa a expressão: "Documento emitido para fins de Formação", ainda que impressos em papel timbrado do cliente.

1.6 - Todos os tipos de documentos, identificados através das respetivas designações, deverão ser emitidos cronologicamente em uma ou mais séries, convenientemente referenciadas, de acordo com as necessidades comerciais, devendo ser datados e numerados de forma progressiva e contínua, dentro de cada série, por um período não inferior a um ano fiscal, sem prejuízo de poderem ser utilizadas por períodos superiores desde que utilizadas até ao final do exercício fiscal que entretanto tenha sido iniciado.

1.7 - Na identificação dos documentos, não devem ser utilizados carateres que violem o esquema de validação ou possam ser interpretados como operadores de XML. Não pode constar da sequência numérica qualquer outra informação (como por exemplo, o ano ou o número do terminal informático, etc.) que, a existir, deverá sempre constar da identificação da série.

1.8 - O código identificador da(s) série(s) deve ser específico de cada um dos estabelecimentos e ou programa(s), e nunca pode ser repetido no mesmo contribuinte, para o mesmo tipo de documento, de modo a identificar univocamente cada documento emitido, mesmo que os documentos sejam emitidos por mais do que um programa de faturação.

1.9 - Se por uma questão técnica ou operacional, a utilização de uma série for descontinuada, a aplicação deve inibir a sua utilização, não podendo, de forma alguma, apagar qualquer informação relativa à mesma.

1.10 - Nenhum documento em estado de preparação ou em pré-visualização poderá ser impresso em momento anterior à sua finalização e assinatura, de acordo com os procedimentos elencados nos pontos 2.1. e 2.2.

1.11 - A aplicação não pode permitir que num documento já assinado seja alterada qualquer informação fiscalmente relevante, designadamente os elementos referidos nos artigos 36.º e 40.º do Código do IVA, no Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho e nos artigos 6.º e 7.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho.

 
 
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