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28-07-2014

Requisitos técnicos obrigatórios dos programas de faturação

Processo de identificação (assinatura) dos documentos e subsequente gravação nas bases de dados

http://info.portaldasfinancas.gov.pt/NR/rdonlyres/

Despacho n.º 8632/2014, de 3 de Julho

2 - Processo de identificação (assinatura) dos documentos e subsequente gravação nas bases de dados

2.1 - Processo de assinatura para identificação de documentos:

2.1.1 - No processo de identificação de documentos, nomeadamente, fatura ou documento retificativo, documento que acompanhe mercadorias em circulação, valorado ou não, documentos emitidos para conferência, etc., deverá sempre ser gerada uma assinatura através do algoritmo RSA com base na informação relativa ao documento descrita no n.º 1 do artigo 6.º ou no n.º 2 do artigo 7.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho e na chave privada do produtor do programa de faturação.

2.1.2 - A assinatura referida no ponto anterior deverá ser gravada na base de dados do programa de faturação (que não pode estar encriptada e deve ser mantida durante o prazo de arquivo legal), com uma associação direta ao registo integral do documento original, nos termos do n.º 2 do artigo 6.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho.

2.1.3 - Deverá ser gravada adicionalmente a versão (números inteiros sequenciais) da chave privada que foi utilizada para gerar a assinatura do respetivo documento, nos termos do n.º 2 do artigo 6.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho.

2.1.4 - A mudança do par de chaves utilizado pelo programa certificado só pode ser realizada pela empresa produtora após comunicação à AT através de uma declaração modelo 24 e do upload da respetiva chave pública.

2.1.5 - Em regra, os documentos são assinados tendo em consideração o Hash do último documento emitido da mesma série/tipo. No caso da gravação de um primeiro documento de uma série/tipo de documento de faturação, o campo aplicável Chave do documento (Hash) das tabelas 4.1 a 4.3, deve ser assumido como não preenchido. No caso de utilização de séries plurianuais, no início de cada exercício, o primeiro documento poderá ser assinado tendo em consideração o Hash do último documento emitido da mesma série/tipo, no exercício fiscal anterior.

2.1.6 - O valor a considerar nos campos Total do documento com impostos (GrossTotal) das tabelas 4.2 e 4.3, para a assinatura dos documentos de movimentação de mercadorias ou documentos de conferência é o que constar na base de dados, independentemente do modelo utilizado na sua impressão, valorado ou não. Na ausência de valor na base de dados, o referido campo deve ser preenchido com "0.00" (sem aspas) e assim considerado aquando da assinatura.

2.1.7 - Caso a emissão do documento seja realizada em moeda estrangeira, o valor a assinar deve ser o contravalor em EUR, uma vez que vai ser este o valor a exportar no ficheiro SAF-T(PT).

2.2 - Momento de impressão ou envio eletrónico de um documento:

2.2.1 - Os documentos suscetíveis de assinatura, só poderão ser impressos depois de devidamente identificados nos termos dos artigos 6.º e 7.º da Portaria 363/2010, de 23 de junho e respeitando o indicado no ponto 2.1.

2.2.2 - O documento impresso entregue ao cliente ou o documento eletrónico enviado deve conter impressos obrigatoriamente quatro carateres da assinatura [campos Chave do documento (Hash) das tabelas subordinadas da tabela 4 - Documentos comerciais (SourceDocuments) do SAF-T(PT)] correspondentes às posições 1.ª, 11.ª, 21.ª, e 31.ª e separado por um "-" (hífen) a expressão Processado por programa certificado n.º «Número do certificado atribuído pela AT»/AT. Exemplo: "AxAx-Processado por programa certificado n.º 0000/AT" (sem aspas), de acordo com as alíneas a) e b) do n.º 3 do artigo 6.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho.

2.2.3 - Qualquer documento emitido pela aplicação certificada, impresso ou enviado por via eletrónica, não suscetível de ser assinado nos termos do ponto 2.1, nomeadamente os recibos, deve conter impressos obrigatoriamente a expressão - Emitido por programa certificado n.º «Número do certificado atribuído pela AT»/AT. Exemplo: "Emitido por programa certificado n.º 0000/AT" (sem aspas)

2.2.4 - Os documentos referidos no ponto 1 deverão na sua impressão conter a data no formato "AAAA-MM-DD" ou "DD-MM-AAAA" (sem aspas) e, de acordo com a alínea c) do n.º 3 do artigo 6.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, o código interno do tipo do documento atribuído pela aplicação, a série a que o documento pertence e a numeração sequencial própria, exclusivamente numérica.

2.2.5 - Nas faturas emitidas nos termos dos artigos 36.º e 40.º do CIVA, entregues a clientes que não facultem a sua identificação fiscal (consumidores finais), deverá ser inutilizada a correspondente linha do NIF do adquirente ou impressa a expressão "Consumidor final" (sem aspas).

2.2.6 - Os documentos impressos pelo programa de faturação não devem conter valores negativos. Quando necessário, serão utilizados documentos retificativos de faturas (notas de débito e notas de crédito, nos termos do n.º 7 do artigo 29.º do CIVA), como documentos de correção de operações de compra e venda, cuja forma, conteúdo e finalidade devem ser respeitados. Os valores negativos apenas poderão ser impressos nos casos de anulação de registos que já integram o documento ou para acerto de estimativas nas prestações de serviços continuadas. O valor negativo nunca poderá ser superior ao valor positivo da mesma rubrica ou serviço em cada fatura. Caso o acerto, por rubrica, seja superior ao valor positivo, estamos perante uma regularização que obriga a emissão da respetiva nota de crédito.

2.2.7 - A menção de franquias, valores de garantia ou retenções na fonte devem constar de campos próprios, desenvolvidos para o efeito na aplicação informática, cuja descrição não seja passível de modificação. Estes montantes não terão qualquer influência nos totais do documento emitido devendo ser referidos após o apuramento do total do documento com impostos (campo GrossTotal das tabelas 4.1 a 4.4). Em circunstância alguma podem ser criados tipos de produto ou serviços ou utilizar a tabela de produtos/serviços (Product) para este fim.

2.2.8 - A impressão pelo sistema integrador de documentos nele integrados, deverá fazer menção desta qualidade, através da expressão "Cópia do documento original" (sem aspas), sem prejuízo de outras que lhe sejam aplicáveis.

2.2.9 - Os documentos criados pelo procedimento indicado no ponto 2.4. deverão conter, quando impressos, a expressão - "Cópia do documento original" e separada por hífen os elementos referidos no ponto 2.4.5.2, com exceção do elemento relativo ao HashControl. Exemplo: Cópia do documento original - FTM abc/00001

2.2.10 - Os documentos criados pelo procedimento indicado no ponto 2.5., deverão conter, quando impressos, a expressão - "Cópia do documento original" e separada por hífen os elementos referidos no ponto 2.5.5.2, com exceção do elemento relativo ao HashControl. Exemplo: Cópia do documento original - FTD XY 2013A/00099

2.2.11 - Os documentos referidos no ponto 1, quando na sua impressão resultar mais do que uma página, devem exibir em todas elas a designação do tipo de documento, a respetiva numeração de acordo com o ponto 2.2.4., os valores acumulados (transportados e a transportar), o respetivo n.º de página e o n.º total de páginas. Os apuramentos globais de base tributável, apuramento de impostos e total do documento, quando existirem, devem constar exclusivamente na última página.

2.2.12 - A aplicação deve garantir a legibilidade na impressão do conteúdo do n.º 3 do artigo 6.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho. Por exemplo, estes elementos não devem ser colocados na 1.ª ou última linha ou junto aos limites do documento, de modo a evitar que não sejam impressos por qualquer anomalia da impressora ou na definição da área de impressão.

2.2.13 - Se para a impressão dos documentos referidos no ponto 1 for utilizado papel pré-impresso, a aplicação deve assegurar a impressão de todos os elementos fiscalmente relevantes incluindo as menções obrigatórias, os elementos identificativos do sujeito passivo emitente e a natureza do documento. Não se inclui neste contexto a impressão de logótipos.

2.2.14 - A impressão dos documentos em que a transmissão de bens ou prestação de serviços se encontrem isentos de imposto, deve exibir a expressão legalmente prevista que confere a isenção ou, na sua ausência, o normativo legal aplicável. Caso não conste o motivo de isenção na linha respetiva, deverá utilizar um qualquer tipo de referenciação que possibilite a associação da linha isenta ao respetivo motivo. O mesmo é válido para associar qualquer taxa de imposto ao respetivo produto/serviço.

2.2.15 - A impressão de uma 2.ª via de um documento deve preservar o seu conteúdo original, ainda que deva conter qualquer expressão que indique não se tratar de um original. Assim, por exemplo, se o domicílio ou denominação de um cliente for alterado na base de dados, a reimpressão de um documento deve respeitar os domicílio e denominação originais.

 
 
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